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万象城AWC777:喜迎二十大 档案颂辉煌

——国际档案日”你应该知道的档案知识                        

1、档案日的由来

国际档案日是由国际档案理事会(ICA)发起设立的。1948年6月9-11日,位于巴黎的联合国教科文组织召开了一场专家会议,来自世界上许多国家的档案工作者参加了会议交流,经大家讨论决定成立国际档案理事会(ICA)。会上通过了ICA的第一份章程,章程中指出,世界各国的档案工作者应共同努力“为了全人类”保护好档案,开展鉴定并提供利用;档案和文件作为全世界共享的遗产和全人类一样具有同一性。

2007年11月,为了庆祝2008年6月9日ICA成立60周年纪念日,ICA全体成员在加拿大魁北克举行的年度全体会议上投票决定,将每年的6月9日定为国际档案日。

2013年,中华人民共和国国家档案局决定自该年开始,把每年的6月9日即“国际档案日”作为档案部门的宣传活动日。

2、什么是档案

档案的最新定义:“是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”

档案是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性,“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时,也继承了文件的记录性,是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件原始记录性,具有历史再现性,所以档案才具有凭证价值的重要属性,并以此区别于图书情报资料和文物。

档案的形成者。档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。

档案来源于文件。档案是由文件有条件地转化而来的,这里的“文件”是指广义文件,即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态,两者具有同源性和阶段性的共性,也具有实效、功用、离合等个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程。从信息的内容和形式来说,两者完全相同的,但从时效、价值和系统性上来说,档案是对文件的不断扬弃。首先是时效性批判,档案是已经办理完毕的文件;其次是价值批判,档案是办理完毕的文件中具有保存价值的部分;最后是系统性批判,档案是把分散状态的文件按一定逻辑规律整理而成的信息单元。因此,文件是档案的前身,档案是文件的归宿;文件是档案的基。蛋甘俏募的精华;文件是档案的素材,档案是文件的组合。

档案的形式多种多样。档案的形式包括载体、制作手段、表现方式等。从载体来看,有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等;从制作手段来看,有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等;从表现方式来看,有文字、图表、声像等。

档案的本质属性。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点,其中历史再现性为其本质属性,其他特点为其一般属性。因此,可将档案的定义简要地表述为:档案是再现历史真实面貌的原始文献。

3、档案的种类

(一)根据档案形式:根据档案的形成,可以分为国家机关、党组织、企业、事业单位和名人档案。社会组织档案分为特定的社会组织文件。

(二)根据档案的性质:根据档案的性质,可分为立法档案、行政档案、军事档案、外交档案、经济档案、科技档案、艺术档案等。

(三)根据档案载体的形式:根据档案载体的形式,档案可分为石刻档案、泥板档案、甲骨文档案、丝绸档案、纸质档案、纸莎草档案、羊皮纸档案、桦树皮档案、电影档案、磁带档案等。

(四)根据记录信息:根据记录信息的方式,它可以分为文本文件、图形文件和视听档案。视听档案分为照片、录像、录像和电影档案。这些类型的档案在管理和利用上都有其自身的特殊性。

(五)根据档案所有制形式:根据档案归属的形式可分为国有档案、集体档案和个人档案。集体和个人所有的档案的所有权转让,一般在自愿、合法的基础上进行。档案所有者可以捐赠、出售或者存入国家档案馆。属于国家档案的,应当按照规定移交国家档案馆。在国外,它通常分为公共档案馆和私人档案馆。

4、档案的作用

在人类文明社会中,有些档案可以被时代流传,有些却会被历史淘汰,究其原因,则是由这些档案的价值和作用所决定的;建立档案价值理论体系的首要问题和关键所在是明确档案价值概念并给予科学定义;档案的基本价值包括凭证价值和情报价值,是根据档案价值实现领域和效果不同来划分的;档案之所以具有情报价值,是因为档案是事实、知识和经验的记录,具有可靠的广泛的、可资参考的特征;将档案的价值形态划分为第一价值和第二价值,是沿用了美国档案学家T.R.谢伦伯格的文件双重价值理论。

档案的社会作用:随着社会和人们认识的不断发展,档案的作用还在不断得以发展,目前主要的表现在政治、法律、业务、文化、教育等几个方面。

档案的法律作用:是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用。法律作用是档案凭证价值的集中体现;各种专门业务档案中,除了以文字表达的定性记录外,还有大量的以图形、声像表达的记录,这些档案为各项业务活动的开展和进一步的发展提供了重要的考作用。

档案的文化作用:主要是指档案是人类创造的一种宝贵的精神文化财富,以及对于人类社会文化的积累、传播、发展与进步所发挥的各种功能。

5、档案法规知识

《中华人民共和国档案法实施办法》是根据《中华人民共和国档案法》的规定,制定的办法。现行版本根据2017年3月1日《国务院关于修改和废止部分行政法规的决定》修订。

6、档案载体的演变

甲骨档案:甲骨档案是我国现存历史的档案中年代最久远的,出土数量达十五万片以上。商代留给我们的最早的档案文字材料,就是这种甲骨档案。

金文档案:金文档案是继甲骨档案后又一种珍贵的历史档案。青铜器上铭文铸字在商朝就已出现,到了西周,中国的青铜器进入极盛时期,此时刻于青铜器上的文字数量增多,记事广泛,具有了书史的性质。

缣帛档案:中国是丝绸的故乡,缣帛档案自然也占有一席之地。随着丝织业的发展,战国时期已开始用缣帛作为书写材料,秦汉时使用更多。

简牍档案:简牍档案是指中国古代以竹木为载体而形成的文字材料。“简”是指狭长的竹片或木片;“牍”是指方形木片,主要用于一般公务文书。“策”是指若干片简编联在一起,用于国家重大政事和书写典籍。

石刻档案:树碑立传的传统习俗,使中国古代石刻档案的遗存多姿多彩,浩如烟海。早在先秦时期,就开始用石材作为记事材料,到了秦朝,石刻不仅形制扩大,且数量增多,内容广泛。此时的刻石完全具有了档案的性质。石刻档案自秦代大兴后,历代都把刻石作为发布政策、记载国政大事的最好的传世材料。与甲骨、金文、简牍档案不同的是,这三者因时代进步而随之逐渐作古,只有石刻档案至今仍有其生命力。

纸质档案:纸张的发明和造纸术的改进给中国乃至世界的档案载体演变带来的一次巨大革命。纸的发明使文字的使用变得简便易行,到了三、四世纪,成为国家主要的书写材料,一直使用至今,极大的促进了文化的传播和交流。

声像档案:也被称为视听档案,可分为视觉、听觉、视听综合等不同形式,包括照片、影片、唱片、录音带、录像带等。声像档案具有直观性强、易于复制等优点,但由于它的成份复杂、质地脆弱,且大多不能直接阅读,因而较之纸质档案在保管条件、管理方法和管理要求上都有所不同。

电子档案:子文件是20世纪中期以后出现的新名词,是伴随着计算机技术的发展而产生的一种新型文件。它作为现代信息技术的产物,具有与传统纸制文件完全不同的特征。是档案领域最剧烈的一次变革,它直接影响着档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念。

7、档案的完整与安全

维护档案的完整与安全是档案工作的基本要求,是各级档案部门的首要任务,档案工作的方针、任务、规章制度和各项具体工作应体现这一基本要求。只有保证了档案的完整和安全,才能为档案工作提供必要的物质基础。

维护档案的完整有两个方面:一是从数量上要保证档案的齐全,即应当集中保管的档案,应当收集齐全;二是从质量上,要保持档案的有机联系和历史的真迹,不能人为地割裂分散或涂改破坏。

维护档案的安全也有两个方面:一是从物质和技术上保证档案的安全,尽量延长档案的寿命;二是保证档案的政治安全,档案机密不被盗窃、不泄密、不丢失。

(信息来源:档案松原、滨海青年)

2022年6月11日 17:05
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